[gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer]
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Bordspelvereniging Roll The Dice omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Begrippen
- Het bestuur zijn de personen die zijn gekozen tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV).
- Leden zijn alle ingeschreven leden van 16 jaar en ouder die hun contributie voor het lopende jaar hebben voldaan.
- Jeugdleden zijn alle ingeschreven leden van 12 tot en met 15 jaar die hun contributie voor het lopende jaar hebben voldaan.
- Onder persoonsgegevens wordt verstaan, voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, emailadres, telefoonnummer (vast en/of gsm nummer) en pasfoto.
- Bij jeugdleden wordt ook een emailadres van een van de ouders of opvoeder gevraagd.
- Onder vereniging wordt verstaan Bordspelvereniging Roll The Dice, zoals omschreven in de statuten.
- Het inschrijfformulier is terug te vinden op de website van Bordspelvereniging Roll The Dice.
- Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge artikel 17 van de Statuten van Bordspelvereniging Roll The Dice.
- Bewaartermijn van de ledenadministratie bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar na het opzeggen van het lidmaatschap in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag.
- Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
Persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen.
In dit bestand zijn de onder punt 4 en 5 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is, het emailadres, adres en telefoonnummer voor correspondentie, leeftijd voor het bepalen van de soort lidmaatschap. Pasfoto komt op de ledenpas en dient ter identificatie.
De persoonsgegevens worden niet verspreid aan derden en/of eigen leden, behoudens uitdrukkelijke toestemming van het betreffende lid.
De persoonsgegevens zijn toegankelijk voor alle bestuursleden.
De persoonsgegevens zullen nooit op een mobiele data drager worden gezet.
Wat zijn uw rechten
U heeft het recht Bordspelvereniging Roll The Dice te vragen welke persoonsgegevens zij van u verwerkt. Bordspelvereniging Roll The Dice zal op dit verzoek schriftelijk (e-mail) binnen vier weken reageren. Bordspelvereniging Roll The Dice kan hiervoor een kleine vergoeding vragen. Vervolgens kunt u Bordspelvereniging Roll The Dice verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.
Inschrijfformulier
Indien iemand lid wil worden van Bordspelvereniging Roll The Dice zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier online moeten invullen, en aanvinken dat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in dit reglement.
Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit document, privacy beleid Bordspelvereniging Roll The Dice. Een exemplaar van genoemd privacyreglement is steeds online terug te vinden op de website van de Bordspelvereniging Roll The Dice.
Foto’s
Bij activiteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor de website, sociale media (Facebook, Twitter, Instagram, … (deze lijst is niet beperkt)), jubileumboek.
Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd.
Geluidsopnames
Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen.
Verantwoordelijkheid externe websites
Is Bordspelvereniging Roll The Dice voor andere websites verantwoordelijk via onder andere advertenties?
De website van Bordspelvereniging Roll The Dice kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifieke aspect van de website. Dit betekent niet automatisch dat Bordspelvereniging Roll The Dice verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. Bordspelvereniging Roll The Dice is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.
Welke informatie wordt verzameld?
Bordspelvereniging Roll The Dice maakt gebruik van online analyse tooling. Via dit systeem wordt geanonimiseerd gegevens over het bezoek gedrag van de website van Bordspelvereniging Roll The Dice verzameld. Hiermee kan de vereniging zien hoe de bezoekers de website gebruiken en waardoor de vereniging de website kan verbeteren.
Pasjessysteem
Bordspelvereniging Roll The Dice werkt met pasjes met foto welke door de leden gebruikt dienen te worden om zich te identificeren als geldig lid tijdens speelmomenten alsook om gebruik te kunnen maken van het uitlenen van spellen en eventuele andere voordelen verbonden aan het lidmaatschap van Bordspelvereniging Roll The Dice.
Voor dit systeem worden de gegevens onder punt 4 en 5 van dit privacyreglement. De streepjescode op het pasje bevat enkel de laatste drie cijfers van het lidnummer en dien voor een snellere verwerking van het speluitleensysteem.
Uitleensysteem spellen
Voor het uitleensysteem worden de gegevens van de ledenlijst geïmporteerd in een eigen gemaakte plug-in op de website, enkel lidnummer, naam en mailadres worden opgeslagen. Dit wordt allemaal opgeslagen in een database. Enkel het bestuur, zoals vermeld in punt 1 heeft toegang tot deze gegevens. Indien andere leden hiertoe toegang nodig hebben, om (technische) aanpassingen te doen, wordt er een verwerkingsovereenkomst opgesteld.
Op de website van Bordspelvereniging Roll The Dice te lezen welk spel wanneer terug ingeleverd moet worden door welk lidnummer. Andere gegevens zijn enkel beschikbaar voor de bestuursleden zoals vermeld onder punt 1.
Spelverkoop
Voor het spelverkoopsysteem worden de gegevens van de ledenlijst geïmporteerd in een eigen gemaakte plug-in op de website, daarnaast wordt ook het IP-adres van waarop de leden inloggen bewaard, dit wordt allemaal opgeslagen in een database. Enkel het bestuur, zoals vermeld in punt 1 heeft toegang tot deze gegevens. Indien andere leden hiertoe toegang nodig hebben, om (technische) aanpassingen te doen, wordt er een verwerkingsovereenkomst opgesteld.
Leden kunnen inloggen door een combinatie van lidnummer en emailadres. Hier zijn geen persoonsgegevens zichtbaar, er is enkel een mogelijkheid tot inschrijven op spellen voor de verkoop. Vanuit deze plug-in zal na afloop van elke spelverkoop (één keer per jaar) één mail naar elke deelnemer aan de verkoop gestuurd worden met eigen resultaat van dat lid. Binnen 1 jaar na de spelverkoop worden de resultaten weer gewist.
Extra ledenactiviteiten
Bordspelvereniging Roll The Dice organiseert soms extra activiteiten zoals een barbecue. Leden moeten zich hiervoor aanmelden. Dit gebeurd via een online document. De opgeslagen gegevens worden tot maximaal 1 jaar na de activiteit bewaard.
Gegevens van niet leden
Naast activiteiten voor leden, organiseert Bordspelvereniging Roll The Dice ook activiteit waaraan ook niet-leden mogen deelnemen.
De gegevens die hierbij opgeslagen worden zijn: naam, voornaam, emailadres en telefoonnummer. Deze worden in een aparte file, los van de ledenlijst van Bordspelvereniging Roll The Dice bewaard door het bestuurslid dat belast is met de externe activiteiten van Bordspelvereniging Roll The Dice.
Deze gegevens worden gebruikt voor de desbetreffende activiteit en om de mensen op de hoogte te houden als deze activiteit zich nog eens voordoet. De maximale bewaartermijn is 1 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het evenement plaatsvond.
Datalek
Bij een eventuele datalek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld.
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.
Bordspelvereniging Roll The Dice zal op termijn naast deze regels nog een aparte protocol ontwikkelen hoe men dient om te gaan met datalek. Dit met name voor de bestuurders die omgaan met de persoonsgegevens van de vereniging.
Functionaris gegevensbescherming
Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris zal wel als zodanig hiermee worden belast.
Veldhoven, vrijdag 18 mei 2018.
Geldig vanaf 25 mei 2018
De voorzitter: Stef Noordermeer
De secretaris: Pieter Syroit