Functiebeschrijving Vrijwilligers

Versie: januari 2017
Update: september 2022

1. Inleiding

2. Spelavonden & spelzondagen
2.1 Barhulp
2.2 Jeugdbegeleider
2.3 Dagverantwoordelijke

3. Evenementen
3.1 Demoër voor speldemonstraties
3.2 Toernooi jurylid

4. Commissies en werkgroepen
4.1 Evenementencommissie
4.2 Bordspelcommissie
4.3 Websitecommissie
4.4 Kascommissie
4.5 Jeugdpromotiecommissie

5. Bestuur
5.1 Algemene bestuurstaken
5.2 Voorzitter
5.3 Secretaris
5.4 Penningmeester
5.5 Overige bestuurstaken
5.6 Commissievoorzitter
5.7 Aftreedschema

6. Vergoedingen
6.1 Geldelijke vergoedingen
6.2 Spelvergoedingen
6.3 Vrijwilligersavond

7. Aanmeldformulier
8. Aanwezigheid vrijwilligers

1. Inleiding

Alle functies bij Roll The Dice betreffen vrijwilligersfuncties. Op deze pagina beschrijven we de verschillende functies die er zijn, welke taken daarbij horen en wat daar tegenover staat.

In het algemeen geldt voor alle functies: vele handen maken licht werk. Hoe groter de groep vrijwilligers, hoe minder vaak we een beroep op elke afzonderlijke vrijwilliger hoeven doen.

Wil je aanvullende informatie, bespreek dit dan met één van de huidige bestuursleden.

Als je ingedeeld bent als vrijwilliger en onverhoopt niet kan, dan verwachten we dat je je zo snel mogelijk, maar zeker een week daarvoor afmeldt via info@rollthedice.nl. Zodra je bericht terug hebt ontvangen dat wij je afmelding hebben ontvangen mag je ervanuit gaan dat we op zoek gaan naar iemand die jouw taak kan overnemen.

2. Spelavonden & spellendagen

Elke tweede zaterdag van de maand heeft Roll The Dice normaalgezien een spelavond voor volwassenen (vanaf 16 jaar). Op de vrijdag voor de spelavond voor de volwassenen heeft Roll The Dice haar spelavond voor jeugd van 10 t/m 16 jaar.

Daarnaast houden we spelzondagen, voor zowel volwassenen als jeugd, maar ook jongere kinderen. Deze organiseren we op elke vierde zondag van de maand.

Op deze spelavonden en -dagen kunnen we een aantal verschillende vrijwilligersfuncties onderscheiden.

2.1 Barhulp

Op zowel de zaterdagen als de zondagen zoeken we vrijwilligers die mee willen helpen aan de bar. Voor de jeugdavonden op vrijdag is dit gecombineerd met jeugdbegeleider (zie 2.2). Spelavonden op zaterdag zijn opgeknipt in 2 diensten (van 18.50 tot 22.10 uur en van 21.50 tot 1.10 uur), de spellendagen op zondag zijn opgeknipt in 3 diensten (van 10.50 tot 14.30 uur, van 12.00 tot 16.00 uur en van 14.20 tot 18.10 uur). Hierbij is er altijd ondersteuning van een bestuurslid.

Als barhulp doe je de volgende taken:

Klaarzetten versnaperingen
Koffie & thee zetten
Entreegeld innen
Ontvangen nieuwe bezoekers en gasten
Verkopen van drank en versnaperingen
Klaar maken versnaperingen (tosti’s, etc.) op spellendagen
Aanvullen drankvoorraad in de koelkast en display met versnaperingen
Spellen uitlenen en innemen via het computersysteem
Glazen, kopjes en andere vaat uit speelruimtes halen
Tosti-ijzer schoonmaken
Vaatwasser inladen, aanzetten en eventueel ook al uitruimen

Voor de vrijwilligers met bardienst wordt altijd een speeltafel bij de bar gereserveerd. Hierdoor hebben mensen een aanspreekpunt dicht bij de bar en kunnen vrijwilligers toch een spel spelen.

2.2 Jeugdbegeleider

Aangezien het niet de bedoeling is dat ouders gedurende de jeugdspelavond ter plaatse blijven, zijn er tijdens de jeugdavonden jeugdbegeleiders om de kinderen te helpen met de speluitleg en overige zaken.

Op elke jeugdavond willen we minimaal 2 begeleiders inzetten met de volgende taken:

Jeugdleden begeleiden (zodat ze een leuke avond hebben)
Spellen uitleggen
Naast bovenstaande taken vervullen de jeugdbegeleiders en/of verantwoordelijke ook de Barhulp taken (zie 2.1)

2.3 Dagverantwoordelijke

Op elk speelmoment is een bestuurslid de dagverantwoordelijke. De dagverantwoordelijke is het aanspreekpunt voor de andere vrijwilligers, en heeft daarnaast de volgende taken:

Opent en sluit het gebouw/speellocatie
Aanspreekpunt voor andere vrijwilligers
Coördineert de inzet van de diverse vrijwilligers voor die middag of avond
Regelt tijdig vervanging als een vrijwilliger zich heeft afgemeld voor zijn/haar dienst
Maakt aan het einde van de middag of avond de kas op
Bezorgt het voorraadformulier bij degene die de inkopen doet

3. Evenementen

Roll The Dice is regelmatig betrokken bij evenementen. Deze vallen hoofdzakelijk uiteen in twee groepen.
Enerzijds geeft Roll The Dice regelmatig spellendemo’s. Soms op verzoek van derden, bijvoorbeeld een speluitgever of distributeur, waar we dan spellen demonstreren van die partij. Soms op verzoek bij een vereniging/bedrijf of andere organisatie of op initiatief van Roll The Dice zelf om onze vereniging en het spelen van bordspellen te promoten. Dit kan dan zijn bij een bedrijf, een andere organisatie in huis of bijvoorbeeld op een markt of braderie. Hiervoor worden spellen uit de Roll The Dice collectie gebruikt.

Anderzijds zijn we als Roll The Dice regelmatig betrokken bij speltoernooien zoals het NK Bordspellen of toernooien voor een specifiek spel. Dit kan zijn op initiatief van Roll The Dice zelf, maar ook op verzoek van een uitgever of andere partij.

Veel van de werkzaamheden voor dergelijke evenementen worden door leden van de evenementencommissie voorbereid en ook tijdens het evenement zelf uitgevoerd. Maar daarnaast kunnen we voor dit soort evenementen extra hulp gebruiken in de vorm van de twee onderstaande vrijwilligers functies.

3.1 Demoër voor speldemonstraties

Een demoër legt spellen uit tijdens het evenement (bv. een beurs, markt, braderie, spelavond in een bedrijf of voor een vereniging etc). Hij kan dit doen namens Roll The Dice of voor een derde partij die aan Roll The Dice gevraagd heeft om demoërs te leveren.

Tot de taken hierbij behoren:

Zelf vooraf de te demonstreren spellen leren
Op een representatieve manier Roll The Dice en de partij in wiens naam de demo wordt gegeven vertegenwoordigen
Proactief potentiële belangstellenden benaderen, enthousiast maken en adviseren (bv. omtrent hun spelkeuze)
Spellen tijdens een evenement uitleggen (in de regel NIET zelf meespelen)
Te demonstreren spellen en eventueel ook speelruimte vooraf opzetten en achteraf weer opruimen

3.2 Toernooi jurylid

Om toernooien in goede banen te kunnen leiden maken we gebruik van de hulp van zogenaamde Toernooi Judges (of scheidsrechters). Iemand van de evenementencommissie heeft de verantwoording en coördineert het toernooi. De hulp van extra juryleden is, afhankelijk van de toernooigrootte, vooral op de toernooidagen zelf nodig om alle zaken goed en tijdig te gedaan te krijgen.

Taken:

Zelf voorafgaande aan het toernooi de spellen leren (tot in het kleinste detail)
Toernooilocatie prepareren (tafels en stoelen klaarzetten e.d.), bijhouden en opruimen
Spullen mee klaar zetten voor het toernooi (b.v. spellen op zetten, tafelnummers plaatsen, prijzentafel inrichten, etc.)
De toernooiadministratie bijhouden (inschrijvingen van spelers afhandelen, scores registreren, ranking van deelnemers of teams bepalen, tafelindelingen maken, etc.)
Tijdens de speelrondes snel en correct antwoord weten te geven op vragen van spelers aangaande spelregelvragen en objectief jureren bij geschillen tussen deelnemers
Prijsuitreiking mee verzorgen
Toernooilocatie en gebruikte spullen na het toernooi mee opruimen

4. Commissies en werkgroepen

Een aantal werk intensieve taken heeft het Roll The Dice bestuur gedelegeerd aan gespecialiseerde commissies of werkgroepen. Zodoende kan de werklast eenvoudiger worden verdeeld en kunnen aanvullende vrijwilligers bij het uitvoeren van die taken worden betrokken die er bijzonder goed in zijn en gemotiveerd zijn zich op deze manier aanvullend voor Roll The Dice in te zetten.

Werkgroepen worden meestal voor een korter periode opgericht en voor 1 bepaald project. Een bestuurslid maakt deel uit van de werkgroep om de terugkoppeling met het bestuur te waarborgen. Wanneer het project voor de werkgroep is afgerond wordt de werkgroep weer opgeheven.

De commissies zijn gericht op een deeltaak voor een langere periode. Commissieleden maken daarom ook voor een langere periode (langer dan een jaar) deel uit van een commissie. De commissievoorzitter bepaalt in overleg met het bestuur of uitbreiding of inkrimping van de commissie gewenst is, op basis van de werklast. De voorzitter van elke commissie is een bestuurslid (zie 5.6). Daarmee is de terugkoppeling van elke commissie naar het bestuur eenvoudig in te bouwen als deel van het reguliere bestuur overleg.

Momenteel kent Roll The Dice vijf commissies.

4.1 Evenementencommissie

De evenementencommissie verzorgt de organisatie van alle evenementen die Roll The Dice organiseert of waar Roll The Dice aan deelneemt, zoals al beschreven is onder 3. Evenementen. Zoals onder 3.1 en 3.2 beschreven, wordt bij de uitvoering vaak een beroep gedaan op aanvullende vrijwilligers. De taken van het commissielid beslaan echter niet enkel de zaken tijdens het evenement, maar juist ook veelal taken daaraan voorafgaand of daaropvolgend. Hoewel deze taken per evenement vaak verschillen kunnen ze onderstaande taken bevatten.

Commissielidtaken:

Neemt deel aan het periodieke overleg tussen de evenementencommissieleden.
Opleiden & trainen van demoërs en judges
Is eindverantwoordelijke voor een aantal evenementen en is proactief om daarvoor alles tijdig georganiseerd te krijgen. Taken die hier onder andere onder vallen zijn:
- Reserveren van locaties
- Draaiboek voor het evenement maken
- Contact onderhouden met de opdrachtgever aangaande zijn wensen met betrekking tot de uitvoering van het evenement
- Materialen regelen (spellen, laptop, beamer, printer, speeltafels, kraam etc.)
- Zorgen voor promotie van het evenement (eventueel via derden)
- Inschrijvingen en vragen van deelnemers afhandelen
- Toernooischema opstellen
- Vrijwilligers regelen (demoërs en judges)
- Tijdens het evenement aansturen en begeleiden demoërs/judges
- Na het evenement communicatie naar opdrachtgever, pers, website etc.
- Via de commissie terugkoppeling geven over het verloop en de organisatie van het evenement aan het Roll The Dice bestuur.

4.2 Bordspelcommissie

De bordspelcommissie houdt zich bezig met de inhoud van de Roll The Dice spellencollectie. Ze zijn verantwoordelijk voor het verkrijgen van nieuwe spellen, dit kan zijn door de aankoop, maar ook door sponsoring en contacten met (buitenlandse) uitgevers.
Op vraag van de evenementencommissie zal zij ook spellen selecteren die als vergoeding gevraagd kunnen worden.
De beslissing voor de keuzen van de nieuwe spellen gebeurd steeds in goed overleg tussen de commissie leden.

Ook zorgt zij voor het maken van recensies van spellen voor plaatsing op de Roll The Dice website.

Taken:

Neemt deel aan het periodieke overleg tussen de bordspelcommissieleden;
Is proactief in het bijhouden van nieuwe spel releases en test ze waar mogelijk;
Houd contact met de Roll The Dice achterban aangaande hun wensen voor aanvullingen aan de spellencollectie;
Verwerven van nieuwe spellen voor de Roll The Dice spellencollectie;
Benadert sponsoren (Nederlandse en buitenlandse) voor het verwerven van nieuwe spellen (in overleg met de commissievoorzitter);
Het leggen en onderhouden van contacten met (voornamelijk buitenlandse) uitgevers;
Schrijft spelrecensies voor plaatsing op de website (totaal een tiental per jaar);
Adviseert voor het jaarlijks opschonen van de spellencollectie.

4.3 Websitecommissie

De websitecommissie is verantwoordelijk voor zowel de technische kant van de website (dat de laatste softwareversie geïnstalleerd is, etc.) als ook voor het regelmatig plaatsen en leveren van content voor de website.

Taken:

Website onderhoud uitvoeren (software updates, pagina-indeling en opmaak, etc.)
Zelf opstellen van web content (artikelen/verslagen, foto’s, agenda, etc.)
Reviewen van aangeboden artikelen en deze klaar maken voor publicatie op de website
Plaatsing van website content beheren
Het beheren van het Roll The Dice BoardGameGeek account en de daaraan gekoppelde webpublicaties (agenda, spelassortiment etc.)
Beheren van de app/site voor de spelverkoop van de spellen van Roll The Dice

4.4 Kascommissie

De kascommissie komt na elk boekjaar bij elkaar samen met de penningmeester om een kascontrole van Roll The Dice te doen. Bestuur van Roll The Dice is uitgesloten van zitting in de kascommissie. De kascommissie bestaat uit 2 leden en 1 reserve lid.
Per jaar treed er max 1 commissielid af zodat er bij elk controle tenminste 1 commissielid in de commissie is met ervaring van voorgaande boekjaar/jaren.

Taken:

Jaarlijkse controle van de boekhouding van Roll The Dice
Schriftelijk verslag hiervan uitbrengen, wat wordt voorgelegd aan de ALV

4.5 Jeugdpromotie commissie

De commissie jeugdpromotie organiseert een aantal activiteiten om de jeugdavonden van RTD meer te promoten. Om zo voor de nodige nieuwe instroom van jeugdleden te bevorderen.

Taken:

Organiseren diverse promotieacties voor jeugd om de RTD jeugdavonden te promoten
Schriftelijk verslag hiervan uitbrengen, wat wordt voorgelegd aan de ALV

5. Bestuur

De bestuursleden van Roll The Dice worden door de Algemene Leden Vergaderig (ALV) gekozen uit de leden van Roll The Dice voor een periode van 3 jaar. Het Roll The Dice bestuur is zowel een actief uitvoerend bestuur als een bestuur wat ook beleidsbepalend werk doet. En dit alles om de doelstellingen waarvoor de de vereniging is opgericht, zo goed mogelijk uit te voeren.

Dit betekent dat de bestuursleden enerzijds werkzaamheden uitvoeren behorende bij bestuursfuncties en/of commissiefuncties, maar ook dat ze als bestuurslid hun bijdrage leveren aan het het opstellen van beleidsvoorstellen, die de verenigingsdoelen helpen na te streven. De door het bestuur opgestelde beleidsvoorstellen worden voorgedragen op de jaarlijkse ALV en na goedkeuring, draagt het bestuur zorg voor de uitvoering daarvan.

Het Roll The Dice bestuur bestaat uit de functies voorzitter, secretaris en penningmeester, aangevuld met een tweetal “algemene” bestuursleden. Alle bestuursleden, ook de algemene, hebben specifieke taken toebedeeld gekregen, hieronder nader beschreven onder de punten voorzitter, secretaris, penningmeester en overige bestuur taken.

Naast de specifieke taken zijn er echter ook een aantal algemene taken die voor elk bestuurslid gelden. Daarnaast zijn een aantal bestuursleden nog commissievoorzitter, een functie die aanvullende taken met zich mee brengt.

5.1 Algemene bestuur taken

Algemene taken voor alle bestuursleden:

Bijwonen bestuursvergadering
Bewaken van de continuïteit van de vereniging
Beleidsvoorstellen maken
Door ALV goedgekeurd beleid uitvoeren
Werven van vrijwilligers voor diverse vrijwilligersfuncties
Controlerende taak van diverse Roll The Dice commissies
Per toerbeurt dagverantwoordelijke op Roll The Dice spelavonden en/of middagen
Bijstaan bij jaarlijkse opschoning van de spellencollectie
Proactief en representatief de vereniging vertegenwoordigen en haar doelstellingen uitdragen zowel intern als ook extern.

5.2 Voorzitter

De voorzitter is het gezicht van de vereniging en moet tevens het interne overleg leiden op bestuursvergadering en Algemene Leden Vergaderingen.

Taken:

Fungeren als het eerste aanspreekpunt van de vereniging voor zowel externe partijen en personen als ook leden.
Contacten leggen en onderhouden met externe partijen en personen
Voorzitten van bestuursvergaderingen en de ALV

5.3 Secretaris

De secretaris is het eerst contactpunt van de vereniging. Alle mails, post en telefoonverkeer komen via de secretaris binnen en deze zorgt dat de informatie bij de juiste personen terecht komt. Verder verzorgt de secretaris de afhandeling van de meeste administratieve zaken van de vereniging.

Taken:

Ontvangst en verwerking van inkomende post en waar nodig distributie hiervan naar andere bestuursleden.
Agenda en verslagen maken en mailen van bestuursvergadering
Opstellen jaarkalender Roll The Dice en afstemmen met de speellocatie
Verslag ALV-vergadering en opstellen activiteiten jaarverslag
Opstellen en versturen van interne mailingen aan Roll The Dice leden zoals jaarlijkse contributie, uitnodiging ALV, inkoopacties voor leden, uitnodigingen jaarlijkse barbecue, mailing voor deelname aan (gezamenlijk) bezoek Spellenbeurzen etc.

5.4 Penningmeester

De penningmeester beheert de financiële aspecten van de vereniging.

Taken:

Bijhouden van de kas en het beheren van de bankrekeningen
Verzorgen van de kas tijdens de spelavonden en -middagen
Bewaken/controleren periodieke afstortingen RTD gelden gedaan via betaalsysteem van de beheerders van de speellocatie
Doen van betalingen (vergoedingen, declaraties, rekeningen etc.)
Innen van rekeningen (ledencontributie, betalingen door derden voor diensten geleverd door Roll The Dice etc.)
Bijhouden van de subsidie regels en aanvragen
Verzorgen van de jaarcijfers en jaarbegroting (tijdens ALV)
Faciliteren jaarlijkse kascontrole door kascommissie (voorafgaand aan ALV)

5.5 Overige bestuurstaken

De drie eerder genoemde bestuursfuncties kennen elk hun specifieke taakstelling. Er zijn echter ook nog een aantal aanvullende bestuurstaken. Deze taken worden in onderling overleg binnen het bestuur, toebedeeld aan 1 van de 5 bestuursleden, gewoonlijk voor de duur van de benoeming van het bestuurslid, of worden door het bestuur in onderling overleg ad-hoc toebedeeld aan 1 van de bestuursleden.

Taken:

Beheer ledenadministratie (aan- en afmeldingen) inclusief het maken van de ledenpasjes
Het zijn van Commissievoorzitter van één of meerdere van de Roll The Dice commissies (zie 5.6)
Bewaken van een evenredige inzet van vrijwilligers in de vrijwilligerspool
Inkopen van de voorraad drank en snacks voor verkoop tijdens de spelavonden. Het bepalen van het assortiment (op basis van wensen van de leden) en bepalen/aanpassen van prijslijsten voor spelavonden en -dagen
Organiseren en beheren van gezamenlijke spelinkoop acties voor RTD leden bij onze spellen “hofleverancier”. Inclusief de betalingen van deelnemende leden en de uitlevering van de spellen, die als 1 bulk order aan RTD worden uitgeleverd, aan individuele leden
Het beheren en werkend houden van het digitale spel uitleensysteem van Roll The Dice (i.s.m. de websitecommissie)
Zorgen voor reclamefolders en overig PR materiaal voor Roll The Dice, te gebruiken op evenementen en beurzen
Bestellen en beheren voorraad Roll The Dice poloshirts voor speldemoërs

5.6 Commissievoorzitter

Alle commissies hebben een voorzitter welke tevens bestuurslid is. De taken van de commissievoorzitter komen, ongeacht welke commissie het betreft, grotendeels overeen.

Taken:

Voorzitter van de commissievergaderingen
Eindverantwoordelijk voor werkzaamheden die door de commissie worden uitgevoerd
Bewaken van de voortgang van taken die door de commissie moeten worden uitgevoerd
Terugkoppeling naar het bestuur verzorgen aangaande de activiteiten en/of wensen van de commissie
Taakverdeling binnen de commissie bepalen (in overleg met de commissieleden)
Commissieleden begeleiden en waar nodig ondersteunen en begeleiden in het uitoefenen van hun taken
Langetermijnvisie van de commissie bepalen (in overleg met het bestuur en de commissieleden)
Commissieleden werven
Contactpersoon en aanspreekpunt namens de commissie voor zowel externe partijen waarmee wordt gewerkt als ook binnen Roll The Dice

5.7 Aftreedschema

Voor het bestuur is er een vast aftreedschema opgeteld. Een bestuurslid wordt voor drie jaar aangesteld en kan hierna weer herkozen worden tijdens de ALV.

Schema:

2020, 2023, 2026, … : Penningmeester en Algemeen bestuurslid II
2021, 2024, 2027, … : Secretaris en Algemeen bestuurslid I
2022, 2025, 2028, … : Voorzitter

6. Vergoedingen

Roll The Dice werkt uitsluitend met vrijwilligers. We gaan er ook vanuit dat alle werkzaamheden die door de leden van Roll The Dice en andere vrijwilligers worden uitgevoerd, door hen in de eerste plaats worden gedaan, omdat zij de bordspelhobby en de vereniging Roll The Dice een warm hart toe dragen. Alle vergoedingen zijn dan ook eerder symbolisch, omdat zij nooit de werkelijke waarde van een ieders inzet kunnen compenseren.

Binnen Roll The Dice kennen we een drietal soorten vergoedingen.

6.1 Geldelijke vergoedingen

Er vinden bij Roll The Dice geen werkzaamheden tegen geldelijke vergoeding plaats.

Wel zijn er in bepaalde gevallen onkostenvergoedingen ingesteld voor gemaakte kosten (reiskostenvergoeding, etensvergoeding, e.d.). Dit geldt vooral wanneer de werkzaamheden worden gedaan in opdracht van een externe partij tijdens een evenement (zie 3), waarbij Roll The Dice deze kosten vergoed krijgt van die externe partij. De vrijwilliger krijgt echter zijn/haar vergoeding altijd direct van Roll The Dice en dient dus ook bij de penningmeester van Roll The Dice zijn/haar declaratie in. Informeer altijd vooraf of een eventuele vergoeding van kosten aan de orde is om misverstanden en teleurstelling achteraf te voorkomen.

Mogelijke geldelijke vergoedingen voor onkosten:

Reiskostenvergoeding; een vaste vergoeding per gereden km van thuis naar de locatie van het evenement.
Etensvergoeding. Voor eten en drinken wanneer men een dag op een evenement demonstreert of jurylid is (zie 3)

6.2 Spelvergoedingen

Voor hun inzet (vaak ruim een halve of hele dag) op evenementen voor externe partijen (zie 3) worden vrijwilligers soms beloond met een (nieuw) spel uit het assortiment van die externe partij.

Mogelijke spelvergoedingen:

Spel van de opdrachtgevende partij. Gewoonlijk uit het eigen assortiment van die partij. De aanvraag en levering geschied via Roll The Dice. Het is mogelijk dat keuzemogelijkheden daarbij deels afhankelijk van de inzetduur van de vrijwilliger en/of de beschikbaarheid aan spellen van hun assortiment.

6.3 Vrijwilligersuitje

Voor hen die zich op één of meerdere van de in dit document beschreven manieren hebben ingezet als vrijwilliger voor of bij Roll The Dice, organiseren we één vrijwilligersuitje per jaar. Het doel is om op deze ludieke avond een gezellig samenzijn te organiseren als blijk van dank en waardering voor hen die Roll The Dice dat jaar hebben gesteund door hun inzet.

Uitgezonderd hiervan zijn mensen die al een vergoeding hebben ontvangen voor hun inzet zoals beschreven onder 6.2. Tenzij zij zich ook nog op een andere wijze als vrijwilliger voor RTD hebben ingezet.. Vergoeding/blijk van dank voor Roll The Dice vrijwilligers:

Vergoeding/blijk van dank voor Roll The Dice vrijwilligers:

Jaarlijkse vrijwilligersuitje

7. Aanmelden vrijwilliger